Grundkonfiguration DMS
Die Grundkonfiguration bildet das Fundament Ihres Dokumentenmanagementsystems. Wir installieren die Software, richten die grundlegende Ordnerstruktur ein und konfigurieren Benutzerrollen mit entsprechenden Zugriffsrechten.
Leistungsumfang:
- Installation der DMS-Software auf Ihrer Infrastruktur
- Erstellung einer logischen Dokumentenstruktur basierend auf Ihren Abteilungen
- Einrichtung von Benutzerkonten und Rechtevergabe
- Konfiguration der Suchfunktionen und Metadatenfelder
- Grundlegende Systemtests und Qualitätskontrolle
Workflow-Automatisierung
Automatisierte Workflows eliminieren manuelle Routineaufgaben und stellen sicher, dass Dokumente immer den richtigen Personen zur richtigen Zeit vorgelegt werden.
Leistungsumfang:
- Analyse Ihrer aktuellen Freigabeprozesse
- Entwicklung automatisierter Routing-Regeln
- Implementierung von Genehmigungsketten
- Konfiguration von Benachrichtigungen und Erinnerungen
- Integration von digitalen Signaturen
Compliance-Integration
Rechtssicherheit ist keine Option, sondern Pflicht. Wir konfigurieren Ihr DMS so, dass es allen gesetzlichen Anforderungen entspricht und Prüfungen problemlos besteht.
Leistungsumfang:
- Einrichtung gesetzeskonformer Aufbewahrungsfristen nach GoBD
- Konfiguration unveränderlicher Archivierung
- Implementierung von Audit-Trails für alle Dokumentenaktionen
- DSGVO-konforme Zugriffskontrolle und Löschkonzepte
- Dokumentation aller Compliance-Maßnahmen
Schnittstellen-Entwicklung
Ihr DMS sollte nahtlos mit Ihrer bestehenden Software kommunizieren. Wir entwickeln individuelle Schnittstellen zu ERP-Systemen, CRM-Tools und Buchhaltungssoftware.
Leistungsumfang:
- Analyse der bestehenden Systemlandschaft
- Entwicklung von API-Schnittstellen
- Automatischer Datenaustausch zwischen Systemen
- Fehlerbehandlung und Logging
- Ausführliche Tests und Abnahme
Migration und Datenübernahme
Der Wechsel zu einem neuen System muss nicht kompliziert sein. Wir übernehmen Ihre bestehenden Dokumente strukturiert und vollständig in das neue DMS.
Leistungsumfang:
- Inventarisierung der zu migrierenden Daten
- Entwicklung eines Migrationskonzepts
- Automatisierte Datenübertragung mit Validierung
- Übertragung von Metadaten und Dokumentenbeziehungen
- Qualitätssicherung und Vollständigkeitsprüfung
Schulung und Support
Ein System ist nur so gut wie seine Nutzer. Wir schulen Ihre Mitarbeiter praxisnah und bieten fortlaufenden Support für alle auftretenden Fragen.
Leistungsumfang:
- Maßgeschneiderte Schulungskonzepte für verschiedene Nutzergruppen
- Praktische Übungen an Beispieldokumenten
- Erstellung von Dokumentation und Anleitungen
- 3 Monate technischer Support per E-Mail
- Remote-Hilfestellung bei technischen Problemen